Kennst du das auch? Du schreibst dir eine To-Do-Liste, fest entschlossen die Aufgaben abzuarbeiten. 

Jede Aufgabe erachtest du als relevant und wichtig, aber irgendwie vermeidest du trotzdem sehr erfolgreich eine davon anzugehen? 

Vielleicht wandert sie sogar immer wieder auf deine To-Do-Liste, ohne dass diese Aufgabe gestrichen wird oder jemals ein grünes Häkchen sieht. 

Du weißt, das einzige was dir helfen wird, ist wenn der Zeitdruck so groß wird, dass du die Aufgabe nicht mehr aufschieben kannst.

Wenn du deine Aufgaben lieber ohne den Stress durch die Deadline erledigen willst, dann habe ich hier einen Hack für dich, den du sofort ausprobieren kannst.

Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass die aufgeschobene Aufgabe zu groß und zu schwammig ist.

Die T-Shirt-Größen-Schätztechnik

Mit dieser Schätztechnik lassen sich Aufgabengrößen schätzen und in mundgerechte, leicht verdauliche Teilaufgaben herunterbrechen.

Getreu dem Motto:
„Wie isst man ein Flugzeug?“
– „Stück für Stück!“

Fun Fact: Monsieur Mangetout hat gezeigt, dass es möglich ist. Er verspeiste über 2 Jahre eine Cessna.

Dafür nimmst du dir jede Aufgabe deiner heutigen To-Do-Liste vor und schätzt ihren Umfang in T-Shirt-Größen, wie folgt:

Wenn sich eine XL-Aufgabe, wie z.B. „Workshop konzipieren“ in drei oder mehr Unteraufgaben aufschlüsseln lässt, birgt es die Gefahr dein Gehirn zu überfordern. Es kann keine Entscheidung darüber treffen, welche Unteraufgabe zuerst erledigt wird, weil sie zu diffus sind.

Und was macht dein Gehirn mit der Überforderung?

Vermeidungsstrategien erkennen und überwinden

Um mit der Überforderung umzugehen, leitet dein Unterbewusstsein eine Vermeidungsstrategie ein. Jeder Mensch hat dafür seine Lieblings-Strategie entwickelt, sei es der Gang zum Kühlschrank oder der Griff zum Smartphone.

Wichtig ist, dass du verstehst: Das ist eine ganz natürliche Reaktion, mit der besten Absicht dich vor Überlastung zu schützen. 

Aber natürlich ist es total frustrierend, wenn Aufgaben unerledigt bleiben oder auf den letzten Drücker passieren.

Daher ist es wichtig, sich die Unteraufgaben klar zu machen und deinem Gehirn visuell aufzubereiten. Ziel ist es, die XL- und M-Pakete herunterzubrechen auf S- und XS-Aufgaben. 

Dafür überlegst du dir, aus welchen Einzelaufgaben die Pakete eigentlich geschnürt sind. Welche Handlungsschritte und Programme braucht es, um diese Aufgabe erfolgreich zu erledigen?

2 Beispiele, wie du große Aufgaben greifbar machst:

XL „Workshop konzipieren“

Teilaufgaben könnten sein:

  • XS: Ziel, Zielgruppe und Zeitrahmen definieren.
  • S: Inhalte und Übungen analog sammeln
  • M: ggfs. Recherchen für Inhalte und Übungen aufteilen auf mehrere S-Aufgaben.
  • S: Grobkonzept, z.B. mit der Post-it-Technik erstellen.
  • S: Grobkonzept in eine entsprechende Excel-Vorlage einpflegen und verfeinern 
  • XS: Offizielle Ws-Agenda erstellen
  • XS: WS-Teaser-Text in Word erstellen

M „Ein Video aufnehmen“

Teilaufgaben könnten sein:

  • S: Wichtigste Inhalte und Struktur festlegen
  • XS: Setting aussuchen
  • S: Kamera-, Licht- und Ton-Equipment aufbauen
  • XS: Prototyp aufnehmen
  • S: Finales Video aufnehmen

Wenn du ein Kanban-Board – z.B. Trello – nutzt, um dich und deine Aufgaben zu organisieren, kannst du jeder Aufgabe ein passendes Label verpassen (XS, S, M oder XL).

3 Tipps für Trello: 

  1. Jedes Mal, wenn du eine Aufgabenkarte in das Board einfügst, schätze aus dem Bauch heraus die T-Shirt-Größe und vergib das passende Label. Aber: Wenn eine XS-Aufgabe unter 2 Minuten dauert, erledige sie nach Möglichkeit sofort, anstatt sie in das Board einzutragen.
  2. Bevor eine Aufgaben im „Doing“ landet, sorge dafür, dass sie mindestens das Label S trägt. z.B indem du eine M-Aufgabe in zwei S-Aufgaben unterteilst.
  3. Begrenze deinen „Work-in-Progress“ (WIP), also die Aufgaben-Anzahl in der Doing-Liste (z.B. WIP = 3)!

Fazit: Indem du deine Aufgaben auf möglichst kleine T-Shirt-Größen herunterbrichst, ermöglichst du deinem Unterbewusstsein beim Abarbeiten der Aufgaben entspannt zu bleiben, ohne dass es auf Vermeidungsstrategien zurückgreifen muss.

Du wirst feststellen, dass du deine Aufgaben mit der Zeit ganz automatisch in Unteraufgaben zerkleinern und die Labels schon bald nicht mehr brauchen wirst. Es sind quasi Stützräder für die ersten Wochen deiner erfolgreichen Selbstorganisation.

Jetzt wünsche ich dir viel Spaß und Erfolg beim Ausprobieren!